Becoming Legal : Guia para la nueva ley de inmigracion en el trabajo : Lo que deben hacer los empleadores
El formulario
Esta parte del formulario consta de dos partes.
El empleador tiene que examinar documentos de identidad y permiso de trabajo del empleado, marcar la cajita apropiada y anotar el numero de identificacion y fecha de expiracion de dicho(s) documento(s).
En esta seccion, el formulario I-9 cuenta con tres listas identificadas como A,B, y C. La A contiene documentos que pueden establecer identidad y permiso de trabajo a la vez. La lista B contiene documentos que pueden establecer solo identidad y la lista C, documentos que pueden establecer solo permiso de trabajo.
Si el empleado presenta un documento incluido en la lista A, el empleador tiene que marcar la cajita apropiada, anotar el numero de identificacion y fecha de expiracion del documento, y pasar a la ultima parte del formulario.
Si por el contrario, el empleado presenta documentos diferentes
para probar identidad y permiso de trabajo, el patron tiene que hacer las anotaciones pertinentes en las listas B y C, al igual que anotar los numeros de identificacion y expiracion de dichos documentos, antes de proceder a la parte final del formulario.
En la ultima parte de la forma I-9, el patron debe dar su nombre, domicilio y titulo. Debe tambien firmar y fechar el documento.
Cuando llenar la forma I-9
A partir del 31 de mayo de 1987, el formulario I-9 debe llenarse dentro de los primeros tres dias de iniciado el empleo de todo nuevo contratado, sea o no ciudadano de este pais.
En la eventualidad de que el nuevo contratado no pueda presentar los documentos para probar identidad y permiso de trabajo por haberlos extraviado o perdido, el INS sugiere que el empleado presente prueba de que tramita la obtencion de los documentos necesarios, los cuales debera presentar en un lapso de 21 dias de su contratacion.
En caso de que el empleo dure menos de tres dias, la verificacion de documentos debe realizarse antes de terminar el primer dia de trabajo.
Plazo a empleadores
El INS ha dado de plazo hasta el 1 de septiembre de 1987 para que los empleadores llenen los formularios I-9 de todos los contratados despues del 6 de noviembre de 1986 y que continuan en sus nominas despues del 31 de mayo de 1987.
Casos especiales
Como resultado de una orden judicial emitida por un tribunal Federal, toda persona que declare al empleador que califica para el programa de legalizacion y que exprese su intencion de solicitar dicha legalizacion, tiene permiso para trabajar hasta el 1 de septiembre de 1987.
Dicha declaracion debe asentarse en el formulario I-9 y se debe
hacer de la siguiente manera:
En la parte del empleado, este debe marcar la cajita al lado del numero 3, escribir la frase “Special Rule” en el espacio asignado para anotar el numero de extranjero, y escribir 1 de septiembre de 1987 en el espacio asignado para la fecha de expiracion del permiso de trabajo.
En la parte del patron, este debe escribir “Special Rule” en la lista C, en el lugar asignado a la identificacion de documento y escribir 1 de septiembre de 1987 en el espacio asignado a fecha de expiracion.
Despues del 1 de septiembre de 1987, sin embargo, tanto el empleador como el empleado tienen la obligacion de volver al formulario I-9 y ponerlo al dia.
Retencion de I-9
El INS indica que los formularios I-9 deben ser retenidos por los empleadores por un minimo de tres
anos o un ano despues del despido de un empleado.
La validez de la forma I-9 es tambien de tres anos, lo cual permite al patron volver a contratar a la misma persona durante ese periodo de tres anos sin necesidad de llenar nuevas formas I-9, siempre y cuando la persona continue teniendo autorizacion para trabajar en el pais.
Inspeccion oficial
Los formularios I-9 deberan presentarse, previa solicitud oral y presentacion de credenciales, a oficiales del INS o del Departamento de Trabajo.
Las reglas del INS indican que los oficiales del Gobierno no necesitaran ordenes judiciales para realizar dichas inspecciones, pero concede a la empresa o empleador tres dias para cumplir la peticion.